Zeitmanagement im beruflichen Alltag - die "Pomodoro-Technik"

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagementmethode, bei der Aufgabenbereiche in 25-minütige Sitzungen unterteilt werden und dazwischen kurze Pausen eingehalten werden sollen, um die Konzentration zu steigern. Diese Zeitmanagementmethode wurde von Francesco Cirillo entwickelt, als dieser an der Universität studierte - die Idee kam ihm durch die Frustration über seine eigene geringe Produktivität und das unstrukturierte Lernen während seines Studiums. Auf seinem Küchentisch stand eine Küchenuhr in Form einer Tomate (italienisch: Pomodoro). Er stellte sie auf ein 25-minütiges Zeitintervall und lernte ohne Unterbrechung, bis die Uhr läutete. Nach einer kurzen Pause von drei bis fünf Minuten wiederholte er seine Lerneinheiten. Schnell stellten sich nach dieser Methode Produktivitätssteigerungen beim Lernen ein.

Doch wie lässt sich die Pomodoro-Technik auf den Bürojob umlegen? Hier gibt es ständig Unterbrechungen in Form von Anrufen, Emails, Anfragen von Kollegen und sonstige Ablenkungen. Komplexe Aufgabenstellungen lassen sich zudem wohl kaum in 25 Minuten erledigen. Eine strukturierte Planung und eine durchdachte Aufteilung der Aufgaben in kleinere Tätigkeitsbereiche können hier hilfreich sein. Hierzu sind folgende Schritte anzuwenden.

Planungsphase

Zunächst sollte eine strukturierte Aufgabenliste erstellt werden. Die wichtigsten Aufgabenbereiche sollten zuerst notiert werden. In einem zweiten Schritt können die Tätigkeiten nach Dringlichkeit sortiert werden. Sollten für ein Projekt oder eine Aufgabe voraussichtlich mehr als fünf Arbeitseinheiten benötigt werden, sollten die Aufgabenbereiche in weitere Untereinheiten aufgeteilt werden. Kürzere Tätigkeiten wie z.B. Emails beantworten oder Termine koordinieren, können in einer Einheit zusammengefasst werden, da diese sonst zu Ablenkungen in anderen Arbeitseinheiten führen. Es ist hierbei wichtig, eine bewusste Entscheidung zu treffen, welche Aufgaben zuerst gemacht werden, da so die eigene Motivationsfähigkeit gesteigert werden kann. Dies gilt vor allem für Pflichtaufgaben, die man gerne vor sich herschiebt.

Pomodoro-Einheit

Vor Arbeitsbeginn sollte eine Uhr (bzw. eine entsprechende App) auf ein 25-minütiges Zeitintervall gestellt werden. Eine durchgängige Konzentration auf die zu erledigende Aufgabe ist wichtig, ohne sich von den anderen, noch nicht erledigten, Angelegenheiten ablenken zu lassen. Bei 25-minütiger konzentrierter Arbeit ohne Ablenkung kann die Konzentration optimal auf die Aufgabe gerichtet werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Arbeit in der vorgegebenen Zeit erledigt werden kann, sofern eine Einheit ohne Ablenkung absolviert wird. Wenn Ihnen während der Arbeit auf einmal andere wichtige Aufgabenbereiche einfallen, schreiben Sie diese auf Ihre Aufgabenliste und entscheiden Sie nach der nächsten Pause, ob eine neue Prioritätensetzung notwendig ist. Eine Pomodoro-Einheit ist nicht teilbar, somit beginnt die Zeit immer neu zu ticken, wenn eine Einheit unterbrochen wurde. Am Ende des Intervalls sollte der Arbeitsablauf schriftlich festgehalten werden. Notieren Sie sich Ablenkungen, Störungen etc., um diese in der nächsten Planungsphase zu berücksichtigen. Es sollte niemals über das vorgegebene Zeitintervall hinaus gearbeitet werden, da sonst die Konzentrationsfähigkeit für die nächsten Einheiten darunter leidet. Auch ein Wechsel der Tätigkeit innerhalb einer Pomodoro-Einheit ist nicht vorgesehen und zählt am Ende nicht als abgeschlossene Einheit. Selbst wenn man innerhalb einer Einheit schneller als gedacht fertig ist, sollte kein Tätigkeitswechsel vorgenommen werden, sondern versucht werden, das bestehende Ergebnis der Arbeit zu verbessern.

Fünf Minuten Pause

Nach jeder Pomodoro-Einheit sollte eine fünfminütige Denkpause eingeplant werden. Es ist hierbei wichtig, sich in den Pausen geistig nicht zu belasten. Der Kopf braucht Zeit und Ruhe, um für die nächste Aufgabe bereit zu sein. Folgende Pausenfüller können als Anhaltspunkt dienen: Essen, Trinken, Musik hören, Bewegung machen, leichtes Stretching etc. Nach der Pause sollten Sie sich entscheiden, ob Sie mit derselben Arbeit fortfahren oder zu einer anderen Tätigkeit wechseln.

"Große Pause" (15 bis 30 minütige Pause nach vier Pomodoro-Einheiten)

Zusätzlich zu den kurzen Pausen sollte nach vier Pomodoro-Einheiten eine größere Unterbrechung eingeplant werden. In der Pause kann man seinen Schreibtisch aufräumen, an die frische Luft gehen oder Emails beantworten. Bei der Beantwortung von Emails sollte jedoch darauf geachtet werden, dass nur Emails beantwortet werden, die nicht so komplex zu bearbeiten sind, dass sie in einer eigenen Pomodoro-Einheit abgearbeitet werden sollten. Oftmals ist es hilfreich, sich in der Pause zu Bewusstsein zu bringen, was man in der letzten Einheit erreicht hat.

Protokoll

Am Ende des Tages muss analysiert und bewertet werden, wie viele Arbeitseinheiten ohne Ablenkung erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Anhand der Analyse der Ablenkungen eines Tages können diese wiederum in der Planungsphase in den nächsten Arbeitstag so integriert werden, dass ein fokussiertes Arbeiten möglich ist. Diese Rückschau dient dazu, die persönliche Arbeitsweise den Gegebenheiten anzupassen, um die eigene Leistung zu verbessern. Die Unterbrechungen und Belohnungen zwischen den Arbeitsperioden verschaffen die Motivation, den Tag über ein angemessenes Arbeitstempo einzuhalten und dies auch langfristig durchzuhalten.

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